O que é um formulário W-9?
O Formulário W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification, é um documento do IRS usado para informar seu número de identificação fiscal (TIN) a uma pessoa ou empresa que vai pagar você. É solicitado com mais frequência a freelancers, contratados independentes e fornecedores.
O pagador usa as informações do seu W-9 para reportar ao IRS o que pagou a você, normalmente em um Formulário 1099 no fim do ano. A versão atual é a marcada como Rev. Março de 2024, e é o modelo carregado aqui.
Para que serve um formulário W-9?
Preencher um W-9 é essencial para uma documentação fiscal precisa. Veja o que ele faz:
- Fornece seu número de identificação fiscal às entidades que pagam você.
- Certifica sua condição de pessoa dos EUA para fins fiscais.
- Confirma se você está isento de retenção de garantia (backup withholding). Sem ele, um pagador pode reter 24% do seu pagamento.
Quais informações são necessárias?
Antes de começar, tenha o seguinte em mãos:
- Seu nome legal completo, como consta na sua declaração de impostos.
- O nome da sua empresa ou da entidade desconsiderada (disregarded entity), se for diferente.
- Sua classificação tributária federal (pessoa física, empresário individual, LLC, corporação ou sociedade).
- Seu endereço de correspondência.
- Seu Social Security Number (SSN) ou Employer Identification Number (EIN).
Como preencher um W-9
Abra o formulário acima e percorra-o linha por linha:
- Linha 1: informe seu nome.
- Linha 2: informe o nome de uma empresa, se você tiver uma.
- Linha 3: marque a caixa da sua classificação tributária.
- Linha 4: adicione códigos de isenção somente se eles se aplicarem a você.
- Linhas 5 e 6: informe seu endereço, cidade, estado e ZIP.
- Parte I: informe seu SSN ou EIN.
- Parte II: assine e date para certificar as informações.
O editor guia você campo por campo, então você não vai esquecer nenhuma caixa obrigatória.
Quem precisa preencher um?
Você normalmente preenche um W-9 quando uma empresa precisa das suas informações fiscais para reportar pagamentos ao IRS. Situações comuns incluem:
- Trabalhar como freelancer ou contratado independente.
- Prestar serviços como fornecedor ou consultor.
- Receber juros, dividendos ou outra renda declarável.
- Abrir determinadas contas financeiras.
Quando não é necessário?
Você não precisa enviar um W-9 a alguém que não esteja pagando você, e deve ter cautela ao compartilhá-lo. Uma solicitação legítima vem de um cliente, pagador ou instituição financeira com quem você de fato faz negócios. Se você é um empregado, preenche um Formulário W-4 em vez de um W-9.
Qual é o prazo de um W-9?
Não há um prazo fixo do IRS para um W-9. Você o fornece sempre que um pagador solicitar, idealmente antes de fazer o primeiro pagamento. Devolvê-lo prontamente ajuda o pagador a emitir um Formulário 1099 preciso e evita a retenção de garantia (backup withholding) sobre seus pagamentos.
Onde conseguir um W-9 em branco
Um W-9 em branco e atualizado é um documento de domínio público publicado pelo IRS. Você pode usar o modelo oficial Rev. Março de 2024 carregado nesta página, preenchê-lo e baixá-lo sem visitar nenhum site do governo ou criar uma conta.
Como assiná-lo online
Você pode assinar seu W-9 eletronicamente direto no editor. Desenhe, digite ou envie sua assinatura, posicione-a na Parte II, adicione a data e sua certificação está concluída. O PDF assinado fica pronto para enviar.
Para onde enviá-lo
Envie seu W-9 preenchido diretamente à pessoa ou empresa que o solicitou, nunca ao IRS. Compartilhe-o por um canal seguro fornecido pelo solicitante, como um e-mail criptografado ou um portal de documentos, porque o formulário contém informações sensíveis.
A lumr não é afiliada ao IRS. O Formulário W-9 é um documento de domínio público do U.S. Internal Revenue Service.
