Czym jest formularz W-9?
Formularz W-9, czyli wniosek o numer identyfikacji podatkowej i certyfikację (Request for Taxpayer Identification Number and Certification), to dokument IRS służący do przekazania numeru identyfikacji podatkowej (TIN) osobie lub firmie, która będzie Ci płacić. Najczęściej proszone są o niego osoby pracujące na własny rachunek, niezależni wykonawcy oraz dostawcy.
Płatnik wykorzystuje informacje z Twojego W-9, aby zgłosić do IRS, ile Ci zapłacił, zazwyczaj na formularzu 1099 na koniec roku. Aktualną wersją jest ta oznaczona jako wer. marzec 2024 i to ten szablon jest tutaj wczytany.
Do czego służy formularz W-9?
Wypełnienie W-9 jest niezbędne do prawidłowej dokumentacji podatkowej. Oto, do czego służy:
- Przekazuje Twój numer identyfikacji podatkowej podmiotom, które Ci płacą.
- Poświadcza Twój status osoby z USA dla celów podatkowych.
- Potwierdza, czy jesteś zwolniony z potrącenia zabezpieczającego (backup withholding). Bez niego płatnik może potrącić 24% Twojej płatności.
Jakie informacje są wymagane?
Zanim zaczniesz, przygotuj następujące dane:
- Twoje pełne imię i nazwisko, zgodne z zeznaniem podatkowym.
- Nazwa Twojej firmy lub nazwa podmiotu pomijanego (disregarded entity), jeśli jest inna.
- Twoja federalna klasyfikacja podatkowa (osoba fizyczna, jednoosobowa działalność gospodarcza, LLC, spółka kapitałowa lub spółka osobowa).
- Twój adres korespondencyjny.
- Twój numer ubezpieczenia społecznego (SSN) lub numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN).
Jak wypełnić formularz W-9
Otwórz formularz powyżej i przejdź przez niego wiersz po wierszu:
- Wiersz 1: wpisz swoje imię i nazwisko.
- Wiersz 2: wpisz nazwę firmy, jeśli ją posiadasz.
- Wiersz 3: zaznacz pole odpowiadające Twojej klasyfikacji podatkowej.
- Wiersz 4: dodaj kody zwolnień tylko wtedy, gdy Cię dotyczą.
- Wiersze 5 i 6: wpisz swój adres, miejscowość, stan i kod pocztowy.
- Część I: wpisz swój numer SSN lub EIN.
- Część II: podpisz i wpisz datę, aby poświadczyć informacje.
Edytor prowadzi Cię pole po polu, więc nie pominiesz żadnego wymaganego okienka.
Kto musi go wypełnić?
Zazwyczaj wypełniasz W-9, gdy firma potrzebuje Twoich danych podatkowych, aby zgłosić płatności do IRS. Typowe sytuacje obejmują:
- Pracę jako osoba pracująca na własny rachunek lub niezależny wykonawca.
- Świadczenie usług jako dostawca lub konsultant.
- Uzyskiwanie odsetek, dywidend lub innego dochodu podlegającego zgłoszeniu.
- Otwieranie niektórych rachunków finansowych.
Kiedy nie jest wymagany?
Nie musisz wysyłać W-9 osobie, która Ci nie płaci, i powinieneś zachować ostrożność przy jego udostępnianiu. Uzasadniona prośba pochodzi od klienta, płatnika lub instytucji finansowej, z którą faktycznie prowadzisz interesy. Jeśli jesteś pracownikiem etatowym, wypełniasz formularz W-4, a nie W-9.
Kiedy należy złożyć W-9?
Nie ma ustalonego przez IRS terminu na złożenie W-9. Przekazujesz go za każdym razem, gdy płatnik o niego poprosi, najlepiej przed dokonaniem pierwszej płatności. Szybkie zwrócenie go pomaga płatnikowi wystawić prawidłowy formularz 1099 i pozwala uniknąć potrącenia zabezpieczającego od Twoich płatności.
Skąd wziąć pusty formularz W-9
Pusty, aktualny W-9 to dokument w domenie publicznej opublikowany przez IRS. Możesz skorzystać z oficjalnego szablonu wer. marzec 2024 wczytanego na tej stronie, wypełnić go i pobrać bez odwiedzania jakiejkolwiek strony rządowej czy zakładania konta.
Jak podpisać go online
Możesz podpisać swój W-9 elektronicznie bezpośrednio w edytorze. Narysuj, wpisz lub prześlij swój podpis, umieść go w Części II, dodaj datę, a Twoja certyfikacja będzie kompletna. Podpisany plik PDF jest gotowy do wysłania.
Gdzie go wysłać
Wyślij wypełniony W-9 bezpośrednio do osoby lub firmy, która o niego poprosiła, nigdy do IRS. Udostępnij go bezpiecznym kanałem wskazanym przez osobę proszącą, takim jak zaszyfrowana wiadomość e-mail lub portal dokumentów, ponieważ formularz zawiera dane wrażliwe.
lumr nie jest powiązany z IRS. Formularz W-9 jest dokumentem w domenie publicznej amerykańskiego urzędu skarbowego (Internal Revenue Service).
