¿Qué es un formulario W-9?
El Formulario W-9, Solicitud del Número de Identificación del Contribuyente y Certificación, es un documento del IRS que se usa para dar tu Número de Identificación del Contribuyente (TIN) a una persona o empresa que te pagará. Suele solicitarse a profesionales independientes, contratistas independientes y proveedores.
El pagador usa la información de tu W-9 para informar al IRS de lo que te pagó, normalmente en un Formulario 1099 al final del año. La versión actual es la marcada como Rev. marzo de 2024, y es la plantilla cargada aquí.
¿Para qué se usa un formulario W-9?
Rellenar un W-9 es esencial para una documentación fiscal precisa. Esto es lo que hace:
- Proporciona tu Número de Identificación del Contribuyente a las entidades que te pagan.
- Certifica tu condición de persona estadounidense a efectos fiscales.
- Confirma si estás exento de la retención adicional. Sin él, un pagador puede retener el 24% de tu pago.
¿Qué información se necesita?
Antes de empezar, ten lo siguiente a mano:
- Tu nombre legal completo, tal como aparece en tu declaración de impuestos.
- El nombre de tu empresa o de la entidad no considerada como separada, si es diferente.
- Tu clasificación fiscal federal (persona física, empresario individual, LLC, sociedad anónima o sociedad colectiva).
- Tu dirección postal.
- Tu Número de Seguro Social (SSN) o Número de Identificación del Empleador (EIN).
Cómo rellenar un W-9
Abre el formulario de arriba y complétalo línea por línea:
- Línea 1: introduce tu nombre.
- Línea 2: introduce el nombre de una empresa si tienes una.
- Línea 3: marca la casilla de tu clasificación fiscal.
- Línea 4: añade códigos de exención solo si te corresponden.
- Líneas 5 y 6: introduce tu dirección, ciudad, estado y código postal.
- Parte I: introduce tu SSN o EIN.
- Parte II: firma y pon la fecha para certificar la información.
El editor te guía campo por campo, así que no se te escapará ninguna casilla obligatoria.
¿Quién tiene que rellenar uno?
Normalmente completas un W-9 cuando una empresa necesita tu información de contribuyente para informar al IRS de los pagos. Algunas situaciones habituales son:
- Trabajar como profesional independiente o contratista independiente.
- Prestar servicios como proveedor o consultor.
- Recibir intereses, dividendos u otros ingresos declarables.
- Abrir ciertas cuentas financieras.
¿Cuándo no es necesario?
No necesitas enviar un W-9 a alguien que no te esté pagando, y debes tener cuidado al compartirlo. Una solicitud legítima proviene de un cliente, pagador o institución financiera con la que realmente haces negocios. Si eres un empleado, rellenas un Formulario W-4 en su lugar, no un W-9.
¿Cuándo vence un W-9?
No hay una fecha límite fija del IRS para un W-9. Lo entregas cuando un pagador lo solicita, idealmente antes de que realice el primer pago. Devolverlo con prontitud ayuda al pagador a emitir un Formulario 1099 preciso y evita la retención adicional sobre tus pagos.
Dónde conseguir un W-9 en blanco
Un W-9 en blanco y actual es un documento de dominio público publicado por el IRS. Puedes usar la plantilla oficial Rev. marzo de 2024 cargada en esta página, rellenarla y descargarla sin visitar ningún sitio del gobierno ni crear una cuenta.
Cómo firmarlo en línea
Puedes firmar tu W-9 electrónicamente directamente en el editor. Dibuja, escribe o sube tu firma, colócala en la Parte II, añade la fecha y tu certificación estará completa. El PDF firmado está listo para enviar.
Dónde enviarlo
Envía tu W-9 completado directamente a la persona o empresa que lo solicitó, nunca al IRS. Compártelo a través de un canal seguro que proporcione el solicitante, como un correo electrónico cifrado o un portal de documentos, porque el formulario contiene información confidencial.
lumr no está afiliado al IRS. El Formulario W-9 es un documento de dominio público del Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos.
